Nachdem du in Teil 1 des Artikels erfahren hast, worauf es beim (erfolgreich) Delegieren alles ankommt, geht es nun darum, wie du das konkret angehen kannst.
Wie kann ich Delegieren lernen?
Das Gute ist, dass man, wie so vieles andere, auch das Delegieren lernen kann. Kaum jemand kommt mit dieser Fähigkeit zur Welt, wer sich aber auf diesen Lernprozess einlässt, kann sie zu einer seiner persönlichen Stärken ausarbeiten.
Beim Delegieren lernt übrigens nicht nur die Führungskraft, sondern auch der Empfänger der Aufgaben. Beide haben die Möglichkeit, an der Aufgabe zu wachsen.
Ein weiterer Vorteil des erfolgreichen Delegierens ist die Erhaltung oder sogar Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung. Führungskräfte, die nicht nur uninteressante Routineaufgaben weitergeben, sondern auch spannende Projekte übertragen, beweisen Vertrauen und Wertschätzung.
Schritte des Delegierens
Bevor du Aufgaben überträgst, stell dir folgenden Fragen:
- Welche Aufgabe möchtest du weitergeben?
- Wieviel möchtest du abgeben?
- An wen möchtest du diese Aufgaben delegieren?
- Was benötigt die Person alles, um die Aufgabe optimal bearbeiten zu können?
Was einfach klingt, kann mitunter ein langwieriger Lernprozess sein. Aber das ist ok, gib dir diese Zeit, wenn du bislang noch keine Erfahrung mit dem Delegieren sammeln konntest.
Umsetzung der Aufgaben
- In einem ersten Schritt erteilst du deinem Mitarbeiter exakte Aufgaben, die genauso wie mitgeteilt umgesetzt werden. Alle notwendigen Informationen werden von dir bereitgestellt.
- Im nächsten Schritt arbeitet sich der Mitarbeiter weiter in das Thema ein. Vielleicht geht dieser Schritt bei einigen Mitarbeitern bereits mit der nächsten Stufe, dem Finden alternativer Ideen, einher. Es kann aber auch sein, dass diese beiden
- Schritte getrennt voneinander stattfinden.
- Nun ist der Mitarbeiter bereits so in dem Thema drin, dass er in der Lage ist, eigene Ideen einzubringen und detaillierte Ausarbeitungen anzufertigen. Erklärungen, warum er dabei auf seine Weise vorgegangen ist, sollten möglich sein.
- Wenn das funktioniert, dann entscheidet der Mitarbeiter im nächsten Schritt bereits eigenständig. Sein Vorgehen wird im Nachhinein in einem gemeinsamen Gespräch besprochen.
- Das Ziel des Delegierens ist es, dass der Mitarbeiter dein vollstes Vertrauen genießt und er, ohne anschließende Rückmeldung, eigene Entscheidung trifft.
Bei welchem dieser Schritte auch immer sich dein Mitarbeiter aktuell befindet, stelle sicher, dass du als Ansprechpartner für etwaige Rückfragen zur Verfügung stehst. Wenn du deinen Mitarbeiter auf seinem Weg richtig begleitest, wirst du feststellen, dass deine Entlastung mit jedem Step größer wird.
Wichtig ist, dass du deine Mitarbeiter individuell an ihrem jeweiligen, persönlich Status Quo abholst. Es wird auch Menschen geben, die die letzte Stufe nicht erreichen werden. Akzeptiere das, in euer beider Interesse.
Welche Aufgaben lassen sich übertragen?
Um diese Frage für dich am besten zu beantworten, ist es ratsam, wenn du einmal all deine Aufgaben auflistest. Schreib alles auf, womit du im Arbeitsalltag beschäftigt bist.
Anschließend geh diese Auflistung durch und prüfe, welche dieser Aufgaben
- nur du machen kannst.
- du übernehmen kannst, aber Unterstützung von anderen benötigst.
- andere deutlich besser erledigen können.
Eine weitere Möglichkeit der Übersicht ist die Eisenhower-Matrix.
Dwight D. Eisenhower war amerikanischer Präsident und gilt als einer der Urväter von Produktivitätstechniken. Sein Motto lautete „Mehr führen, weniger durchführen“ – und das ist genau der Sinn hinter dem Delegieren.
Auch er hat seine Aufgaben aufgelistet. Anschließend teilt er sie entsprechend seiner Matrix in wichtig / unwichtig sowie eilig / nicht eilig ein (siehe Grafik).
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In diese Matrix trägst du deine Aufgaben ein. Den rechten, unteren Quadranten kannst du problemlos ignorieren. Das erledigst du irgendwann einmal, wenn Zeit und Luft ist.
Den Quadranten darüber gibst du ab.
Die Aufgaben, die nicht eilig, aber wichtig sind, trägst du in deinen Terminkalender ein. Du arbeitest diese Liste täglich ab.
Alles, was im oberen linken Quadranten steht, sind deine Aufgaben für heute.
Du könntest diese Grafik täglich erstellen und so herausfinden, was deine Prioritäten für den jeweiligen Tag sind und was du abgeben, terminieren oder ablegen kannst. Meist aber ist schon nach einer ersten Anwendung dieser Matrix klar, wie du in der Zukunft vorgehen solltest.
10 Schritte zur erfolgreichen Delegation
Wenn du nun weißt, welche Aufgaben du weitergeben kannst und möchtest, geht es nun darum, wie du erfolgreich delegieren kannst.
- Experten finden
- Aufgabe kommunizieren
- Ziele erklären
- Transparenz schaffen
- Voraussetzungen optimieren
- Zeitpunkt takten
- Erreichbar bleiben
- Deadlines setzen
- Zielorientiert denken
- Feedback geben
Dein Ziel sollte es sein, den bestmöglichen Ansprechpartner für die Aufgabe zu finden und nicht nur dieses Projekt von deiner to-do-Liste zu entfernen.
Experten finden & Aufgabe kommunizieren
Daher ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Delegation, denjenigen zu finden, der die abzugebende Arbeit am besten ausführen wird. Sollte es dabei zu Zeitkonflikten kommen, weil diese Person den vorgebebenen Zeitrahmen nicht einhalten können wird, ist es abzuwägen, ob die Projektdauer verlängert oder eine Zweitbesetzung beauftragt wird.
Ohne ein aussagekräftiges Briefing können die Anforderungen weit von den Umsetzungen abweichen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt oftmals für schlechte Stimmung. Das muss nicht sein, wenn du den Kollegen ausführlich und umfangreich briefst.
Erfolgreiches Delegieren passiert nicht per Mail oder mal eben so nebenbei. Eine solche Vorgehensweise führt zu Frust auf Grund geringer Wertschätzung sowie einem meist wenig erfreulichen Ergebnis.
Erfolgreiches Delegieren setzt auf Wertschätzung und Kommunikation auf Augenhöhe. Nimm dir daher Zeit, um deinen Kollegen umfangreich in das Projekt zu integrieren und in deine Vorstellungen einzuarbeiten.
Ziele erklären & Transparenz schaffen
Zu einem optimalen Briefing gehört die Zielsetzung. Erläutere deinem Kollegen, was das Ziel der Aufgabe ist. Kläre bei der Übertragung von Teilprojekten zudem über die Bedeutung dieses Parts für das Gesamtprojekt auf.
Wenn du die Verantwortung für ein (Teil-)Projekt übertragen hast, dann kommuniziere das. Nur auf diesem Weg kann der Kollege handlungsfähig und entscheidungskompetent werden. Außerdem signalisierst du so deutlich, dass du Vertrauen in den Kollegen und seine Fähigkeiten hast.
Voraussetzungen optimieren & Zeitpunkt takten
Schön, wenn du deine Aufgabe delegiert hast. Weniger schön, wenn der Kollege nicht in der Lage ist, diese Anforderung zu erfüllen, weil Unterlagen oder Informationen von dir fehlen. Stelle daher sicher, dass du alle notwendigen Ressourcen bei der Übergabe bereitstellst.
Achte auf den Zeitpunkt deiner Übertragung. Kurz vor Feierabend oder kurz vor Deadline des Projekts sorgt die Weitergabe einer Aufgabe eher für Frust beim Empfänger als für Motivation. Ein guter Zeitpunkt für die erfolgreiche Delegation ist gleich morgens. So kann sich der Kollege seinen Tag noch neu strukturieren und organisieren und ist weniger gefrustet.
Erreichbar bleiben & Deadlines setzen
Indem du dem Kollegen für Rückfragen zur Verfügung stehst, zeigst du, dass du die Arbeit nicht einfach nur loswerden wolltest, sondern sie oder ihn für den Experten für diese Aufgabe erachtest. Ziehst du dich indes aus der Verantwortung, zeigt das, dass du dich lediglich der Tätigkeit entledigen wolltest.
Kommuniziere auch die für das Projekt geltenden Fristen. Wofür ist wie lange Zeit, bis wann muss welche Aufgabe erledigt sein? Ratsam ist es, bei der Kommunikation von Deadlines einen Puffer einzubauen, falls noch Korrekturen notwendig werden oder andere Vorkommnisse dazwischenkommen.
Zielorientiert denken & Feedback geben
Beim Delegieren geht es darum, ein Ergebnis zu erhalten. Der Lösungsweg sollte für dich unerheblich sein. Gibst du jeden einzelnen Schritt der Aufgabenliste vor, handelt es sich um eine Vorschrift und hat nichts mehr mit Delegieren zu tun.
Wenn das (Teil-)Projekt abgeschlossen ist, steht noch ein letzter Schritt an. Dieser geht gerne einmal im Arbeitsalltag unter, ist aber mitunter ein sehr entscheidender Punkt in der Mitarbeiterzufriedenheit und essenziell für eine wertschätzende Mitarbeiterkommunikation: Rückmeldung.
Gib deinem Kollegen ein Feedback zu seiner Arbeit, wertschätzend und konstruktiv. Damit hilfst du ihr oder ihm, sich künftig zu verbessern, mit einem ehrlichen Danke lässt du dein Gegenüber wissen, dass du es schätzt und die Arbeit honorierst.
Damit trägst du zu einem angenehmen Arbeitsklima bei und sorgst dafür, dass die Kollegen gerne mit dir zusammenarbeiten.
Delegieren? Ja, aber bitte SMART!
Wie bei Zielvereinbarungen allgemein kannst du dich auch beim erfolgreichen Delegieren an der SMART-Formel orientieren.
Dabei handelt es sich um ein Akronym, die Buchstaben stehen für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Erfolgreich delegierst du also, wenn du deine Anforderungen sowie dein Ziel so konkret wie möglich kommunizierst. Dabei bestimmst du qualitative und quantitative Messgrößen und gestaltest die Aufgabe so reizvoll und herausfordernd wie möglich.
Dabei muss sie aber auch realistisch erreichbar sein, sowohl beim zeitlichen Faktor als auch hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Mittel. Den Abschluss bildet der Abgabetermin, die Angabe, bis wann die weitergegebene Aufgabe erledigt sein muss.
Fehler beim Delegieren
Du siehst, erfolgreich zu Delegieren ist gar nicht so einfach. Daher ist es auch kein Wunder, dass es in diesem Bereich immer wieder zu Vorgehensweisen kommt, die den Erfolg der Aufgabenübertragungen verhindern.
Klassische Fehler sind unklare Vorgaben, permanentes Kontrollieren und ausbleibende Rückmeldung.
Unklare Vorgaben
Stell sicher, dass der Kollege wirklich verstanden hat, was seine Aufgabe ist und was zu erledigen ist. Da nicht jeder Mensch bei Unklarheiten von sich aus nachfragt, solltest du sicherstellen, dass keine Fragen mehr offen sind.
Hilfreich ist es außerdem, wenn du den Kollegen die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lässt.
(Das funktioniert übrigens auch bei einer Aufgabenübertragung an Kinder ganz hervorragend.)
Permanentes Kontrollieren
Nicht jeder kann gut damit umgehen, Verantwortung und Kontrolle abzugeben.
Dennoch musst du deinen Mitarbeiter seinen eigenen Weg finden lassen, verzichte auf zu viele Vorgabe seinen Lösungsweg betreffend.
Ansonsten suggerierst du, dass du deinen Entschluss der Aufgabenübertragung bereust und du ihm die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe nicht zutraust.
Ausbleibende Rückmeldung
Findet nach Abschluss der Aufgabe kein Feedback statt, vermittelst du damit eine sehr geringe Wertschätzung, zudem Desinteresse an der persönlichen Weiterentwicklung des Kollegen.
Sag danke, gib konstruktives Feedback und lass auch du dir zu deiner Delegation eine Rückmeldung geben.
Wenn du diese drei Fehler verhinderst, steigerst du nicht nur die Motivation des Mitarbeiters, sondern auch dessen Produktivität und Zufriedenheit.
Was ist, wenn niemand da ist, an den ich delegieren kann?
Ich arbeite viel mit Selbständigen und Freiberuflern zusammen. Diese Ein-Mann oder Ein-Frau-Shows tun sich natürlich schwer, Aufgaben an andere zu übertragen, weil es außer ihnen selbst niemandem im Unternehmen gibt.
Das bedeutet aber nicht, dass du in einem solchen Fall alles selbst erledigen musst. Auch du kannst Routineaufgaben, wie etwa deine Buchhaltung oder das Sekretariat, auslagern.
„Das kostet aber so viel!“ denkst du jetzt?
Dann rechne dir das einmal richtig durch. Wie hoch ist dein Stundensatz, wie hoch ist der des Dienstleisters? Wenn du während der Zeit, in der du dich mit der beispielhaften Buchführung aufhältst, einen höheren Umsatz generieren kannst, als dich das Outsourcen kostet, lohnt es sich.
Welche Aufgaben kannst du abgeben?